Privacyreglement
Onderstaand Privacyreglement maakt onderdeel uit van de dienstverlening van de Advisorgroep, gevestigd in Groningen.
Artikel 1. Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
Advisorgroep: Advisorgroep BV gevestigd te Groningen, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te Groningen onder nummer 02086395 actief onder de handelsnamen Advisorgroep.
Bovenstaande situatie is per 1 juli 2012 van kracht.
Klant: persoon of organisatie die als opdrachtgever fungeert en de werkzaamheden door de Advisorgroep verricht betaalt.
Cliënt: persoon of organisatie waarvoor de diensten door de Advisorgroep worden verricht.
Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker van) de Advisorgroep.
Derden: degene(n) die niet in dienst is bij de Advisorgroep, maar waar op basis van een correcte uitvoering van de werkzaamheden voor de cliënt en klant over relevante onderwerpen contacten zijn.
Directie: degene(n) die (eind) verantwoordelijk zijn binnen de Advisorgroep voor het gevoerde beleid.
Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht voor, ongeacht of hij/zij in dienst is van de Advisorgroep of wordt ingehuurd.
Dossier: map inhoudende aantekeningen van medewerkers van de Advisorgroep, informatie van de klant, cliënt en derden.
Cliëntvolgsysteem: een automatiseringsprogramma waarin gegevens omtrent informatie van de klant, cliënt en derden is vastgelegd.
Traject: coachings- en begeleidingsprogramma dat door de klant is ingekocht en wordt aangeboden aan de cliënt.
Artikel 2: Wet bescherming persoonsgegevens
De door de Advisorgroep opgeslagen en ontvangen gegevens van klanten, cliënten en derden, als mede de gegevens opgeslagen door medewerkers worden aangemerkt als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
Artikel 3: Doelstelling
De door de Advisorgroep opgeslagen en ontvangen gegevens van klanten, cliënten en derden, als mede de gegevens opgeslagen door medewerkers worden aangemerkt als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
Artikel 4: Gegevens
In het dossier en het cliëntvolgsysteem worden geen andere gegevens opgenomen dan relevant zijn voor het gestelde onder artikel 2.
In het dossier en het cliëntvolgsysteem worden in ieder geval opgenomen: – een schriftelijke/geautomatiseerde weergave van elk formeel contact tussen de klant en/of cliënt met de Advisorgroep. – een aanduiding van eventuele persoonlijke omstandigheden van de client, die aanleiding zou kunnen vormen om consequenties te verbinden aangaande het traject.
Eventueel kunnen ondernemingsplannen en uitwerkingen van concepten dan wel informatie aangaande het op starten van het eigen bedrijf deelname aan workshops, scholing en plenaire bijeenkomsten worden opgenomen.
De gegevens uit het dossier worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van een cliënt voor wie een traject wordt uitgevoerd.
De Advisorgroep stelt zich verantwoordelijk voor de geheimhoudingsplicht van de medewerkers en voor het bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd.
Artikel 5: Herkomst van de gegevens
De gegevens in het dossier zijn afkomstig van de medewerker, klant, cliënt of derden. Voorts dient het dossier eventuele correspondentie van de klant, cliënt en derden te bevatten.
De cliënt kan worden gevraagd om een “machtiging overdracht gegevens” in te vullen waarmee de cliënt de Advisorgroep machtigt om de gegevens voor in artikel 2 benoemde zaken te gebruiken.
Artikel 6: Toegang tot het dossier
De volgende functionarissen/personen/organen zijn bevoegd het dossier te raadplegen:
– de medewerker;
– de directie
– de klant;
– de cliënt zelf.
De cliënt kan een afspraak maken om het dossier in te zien. Hiertoe dient hij/zij een afspraak te maken met zijn/haar adviseur.
De cliënt dient te allen tijde bekend te zijn met hetgeen aan zijn/haar dossier wordt toegevoegd. Desgewenst kan hij/zij een eigen verklaring in het dossier laten opnemen.
Artikel 7: Opheffing dossier
Na afloop van het traject, wordt het dossier gedurende 5 jaar bewaard. Daarna wordt het dossier vernietigd, op privacy verantwoorde wijze.
Artikel 8: Verstrekking aan derden
Artikel 8: Verstrekking aan derden De Advisorgroep zal alle overgedragen informatie van cliënten, klanten en derden ten behoeve van de uitvoering van trajecten en opdrachten geheim houden en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt. Er worden geen gegevens uit het dossier aan derden verstrekt dan met instemming van de cliënt of voor zover de wet dit vereist.
Artikel 9: Vaststelling reglement en inzage
Dit reglement, alsmede wijzigingen ervan, treden in werking na vaststelling door de directie.
Dit reglement ligt ter inzage op de vestigingen van de Advisorgroep, zoals genoemd in artikel 1.
De Advisorgroep houdt zich aan de bepalingen in dit privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet persoonsgegevens, blijft gelden.